Estrategia basada en datos para pymes: el primer mes

Cada proyecto que empiezo tiene un primer mes que a algunos clientes les parece lento. No cambio la web, no monto automatizaciones, no propongo herramientas. Leo. Una estrategia basada en datos para pymes empieza así: mirando lo que el negocio ya sabe de sí mismo, aunque no lo sepa leer. Sin ese paso, lo que viene después no es estrategia. Son opiniones, incluidas las mías.

En este artículo cuento qué datos pido, cómo los leo y por qué no me salto esta fase aunque me lo pidan.

Por qué no toco nada el primer mes

En el programa de transformación, las tres primeras semanas son de diagnóstico y hoja de ruta. La cuarta, de estrategia. Solo después empiezo a implantar. Visto desde fuera parece mucho tiempo sin «hacer» nada. Visto desde dentro es lo que evita construir lo que no hace falta.

La razón es simple. Cuando llego a una empresa, todo el mundo tiene una teoría sobre lo que falla. El dueño cree que faltan clientes. El equipo cree que faltan manos. El proveedor anterior creía que faltaba una web nueva. A veces alguien acierta. Pero no sé quién hasta que miro los datos.

Y hay otra razón menos cómoda: yo también llego con prejuicios. Llevo más de veinte años en digital y he visto muchos negocios. Eso me da criterio, pero también me da atajos mentales. Leer primero me obliga a comprobar si el patrón que creo reconocer está de verdad en este negocio o solo en mi cabeza.

Qué datos le pido a una pyme

No pido nada que la empresa no tenga ya. La mayoría de las pymes que ya facturan tienen más datos de los que creen. Están dispersos, pero están. Esto es lo que suelo pedir:

• Ventas por periodo, producto y canal. Aunque sea una exportación del programa de facturación o de la tienda en línea. Me interesa ver qué se vende, cuándo y por dónde entra.
• Clientes y repetición. Quién compra, cuántas veces y cada cuánto. En un negocio de consumibles, como SATUSA, el cliente valioso es el que vuelve, y eso solo se ve si se mira la segunda compra.
• Entrada de trabajo. Por dónde llegan pedidos, citas, encargos o consultas: teléfono, correo, WhatsApp, web, mostrador. Y quién los atiende.
• Tráfico y búsqueda. Analítica de la web, Search Console y el perfil de negocio en Google, si existen. Si no existen, eso ya es un dato.
• Costes de las piezas digitales. Licencias, cuotas, comisiones de plataformas, proveedores. No para recortar por recortar, sino para saber qué se paga y qué devuelve.
• El calendario real. Temporadas, picos, días flojos. Un obrador, una clínica y una bodega viven con calendarios muy distintos.

Además de los datos, pido una hora con quien atiende al cliente. El dato dice qué pasa. La persona de recepción o de mostrador dice por qué.

Cómo leo una estrategia basada en datos

Leer datos no es hacer gráficos bonitos. Es buscar respuestas a unas pocas preguntas. Estas son las que me hago siempre.

¿Dónde se concentra el negocio? Casi siempre hay unos pocos productos, clientes o canales que sostienen la mayor parte de la facturación. No te doy una proporción porque cambia en cada empresa. Lo que importa es saber cuáles son en la tuya, porque ahí es donde un cambio pesa.

¿Qué se repite? Tareas que se hacen igual cada día, pedidos que se piden igual cada mes, preguntas que se responden igual cada semana. Lo repetitivo es candidato a sistema. Lo que cambia cada vez, no.

¿Dónde se atasca? Busco el punto en el que el trabajo espera. El encargo que entra por teléfono en la hora punta del obrador, como pasaba en Massini. La carta que hay que cambiar en cuatro sitios. El correo que nadie contesta porque no está claro de quién es.

¿Qué no se mide? Muchas veces el hallazgo más útil es un hueco. Si no sabes por qué canal entran los pedidos, no podrás saber si un cambio ha funcionado. Antes de mejorar nada, a veces lo primero es empezar a registrar.

¿Qué dato no cuadra con lo que me han contado? Si el dueño dice que la web no vende y los datos dicen que vende pero no repite, el problema es otro. Esa diferencia entre la percepción y el dato suele ser el centro del diagnóstico.

Qué hago si los datos no están

Pasa a menudo. La pyme tiene la facturación en un programa, los pedidos en el correo y los clientes en la cabeza de dos personas. No es un fallo, es lo normal en un negocio que ha crecido deprisa.

En ese caso no invento. Hago tres cosas:

1. Reconstruyo lo que se pueda. Exportaciones, hojas de cálculo antiguas, el historial del correo. Aunque sea imperfecto, da una base.
2. Dejo registrado lo que falta. Si hace falta saber por dónde entra cada pedido, lo primero que se implanta es la forma de apuntarlo. Es una tarea pequeña que cambia lo que se podrá decidir dentro de unos meses.
3. Separo lo que sé de lo que supongo. En la hoja de ruta marco qué recomendación se apoya en datos y cuál es una hipótesis que habrá que comprobar. Así el cliente sabe qué está comprando.

Qué sale del primer mes

Al terminar la fase de lectura, el cliente tiene tres cosas en la mano: un diagnóstico escrito, una hoja de ruta con prioridades y una lista de lo que vamos a medir para saber si funciona. No hay promesas de porcentajes. Hay decisiones razonadas y una forma de comprobarlas.

A partir de ahí sí construyo. A veces es una web con pedido propio. A veces es un flujo de automatización. A veces es un cuadro de mando que junta en una pantalla lo que antes estaba en cinco. Y a veces es inteligencia artificial, cuando el problema lo pide. Si quieres ver cómo encaja esa parte, lo explico en inteligencia artificial para pymes de Galicia y en la página de consultoría de estrategia e IA en Vigo.

Si quieres empezar por tus datos

No hace falta un programa de seis meses para mirar los datos con criterio. La sesión estratégica existe para eso: sesenta minutos con tus números en la mesa. Sales con un diagnóstico y tres acciones concretas, trabajes o no conmigo después.

Si te encaja, escríbeme o reserva una sesión. Trae lo que tengas, aunque esté desordenado. Ordenarlo es parte del trabajo.